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一.总则 7 i$ ?- w( i% Z& ?' l, {
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
; \2 J; [( E4 i6 n 本办法适用于全公司各部门。 ) p+ l8 s# k0 Q9 _: d V" T
二.对外接待范围 6 D i ^ |- B
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
4 P% N+ Q# E' i C! R- ^ 接待的对象分为内宾和外宾。
6 j3 z8 e% t7 T( }3 l 三.对外接待部门 1 d" W6 A) t' \0 m$ U
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
/ u* X0 R( E* L. l9 f7 G# \; P 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 0 X& ]6 O( W* [3 u0 m; d/ S3 u
四.对外接待原则
/ s; i6 \6 l7 [+ k2 j. m 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ) j2 H! J8 u" M0 W
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
0 _$ R) \9 R5 F: Z 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
: K; S3 }+ g, c0 I7 |9 A 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 + N8 x) Z' E2 d( e6 h$ A
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 1 N# @% Q3 n7 Y! `4 `/ @6 E
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 , C/ D+ h0 E$ G0 ~! s( V8 s
五.接待规格的确定。 " H0 V% H6 W3 R. C4 P+ [% V: m
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
4 ?* q1 @# d3 [7 y! S, U+ g 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ! X* w! ~. ^# d7 _& e7 j4 L
六.接待礼仪
- B6 B9 U# Q' ?1 w 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
2 f6 P5 l# `% \7 U# q, o% d 2.接待：主动起迎，问明来意。
7 n6 j# U1 J- x8 P7 ?- d2 l5 _ 3.安排交谈地点：
6 Z+ A4 i5 C- j) `0 H! }( [ ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； % a E4 J, i4 A
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； W ^1 e0 U) ^' ^( _0 _. `
⑶切忌让客人久候而无人问津。 5 E2 `2 I" B6 R0 n0 ^1 g/ n+ D
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
3 Z& ]* Y2 j0 G& n% R6 t! j 七.引见。 : {. y! m0 h; y2 b& }9 u1 m3 ?
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 & ^6 @- j( l: m# E$ y
引见顺序；
+ y9 C7 M% C! G6 ]: Y ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 3 a0 ~4 m* }+ k, w* [ |
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ; q/ e* }( A/ S' f5 m
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 4 `; X& `5 ?! C# |- B( T( `2 e
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 - ]7 [9 b/ I' J% l/ k% Q5 w9 s! X
八.行路。 7 O$ M' O3 M2 t5 Z1 r% d7 a
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
# r* u" r1 ~8 |4 M" W0 T4 p( M 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 9 n+ q. o! a- X$ e; ~3 ^
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
+ A- P& Z# ?* z# F$ E 九.其他。 A9 s) X6 H! E0 a4 E c" t
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
( A; e" \# Z- h* C6 m( d$ m 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ( s* `0 [$ Y' F% V( K# ^
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
$ M9 f8 C! y+ v+ r! o 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ( v6 g9 V$ W; ~+ ^/ q* ]4 U
㈠接待内宾。 5 _% d1 i8 f, p" g2 {2 |+ t
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
2 F4 R& s( Q8 A0 A8 ], g) F 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
/ K7 @4 c9 D4 i: [; Q0 l1 b9 v 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
$ J0 x/ _2 x, y& h% I9 i* B 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
# A* e& @* J+ m) y( n8 k 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
5 ?, T2 w$ U2 |6 X; X9 Q6 [! a 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
, P2 i) L" W( @ 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 0 E0 V& D6 R2 [/ z! I
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 5 k4 E1 l$ c4 v
㈡接待来宾。
( ] M! L* E% g, J4 i 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
* o7 K$ ?+ U) Q2 {7 j( R/ x 迎送。
8 F+ J) {8 q$ e6 V i# T 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
c( t$ w! w/ U 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ; X4 J& h& t8 @. \3 ?: f! y7 L
会见会谈。
5 U& V6 g1 I; H9 }+ U 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
9 c" ^5 _7 p9 I p 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
6 U; r; k) D2 f" g7 n) y" a 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 5 i5 d% r7 Z. S' a+ o0 J
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 0 [3 ^0 _: j0 {5 S1 s
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
: h5 ^) Y6 Z1 R+ c+ d2 F. H8 ^ 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 8 h j5 l C" R& y9 R+ ~
宴请。
2 c" K9 j0 k. W, C3 k* r% \ A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 f3 |9 C. Y: Q. P2 o# S" d5 Z
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
- V9 j$ E* s) z2 h! H6 l" j: } 文艺晚会。 : b9 Z% }+ g$ k# i4 B& n3 ^
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 1 R7 U! u9 n, W% U+ o* J) L) k# f
参观游览。
4 i* m' n$ T; j" J8 y! { 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 ! i; J* W2 h& H/ k
接待标准
% M& n2 M6 v9 K7 s b0 O ⑴用餐标准。 8 \* u/ D6 B% G# Y, t: [
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 , |0 a* K: X0 T o
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 3 Q* _3 k/ r# m0 O+ k: V. V
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ; Y# ?; d: Y" B+ [* }3 \! D. F
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 $ W, B; T- q1 P$ S; A w/ G2 ]
5、常客 员工标准 6 r) A0 d$ z5 `& {, Y7 }- m
(2)住宿安排。 & R% s" v Q) y0 M% V' W
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 : I3 y1 }$ `. r3 N1 `6 V
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ' {% \3 f6 I' A. I1 f/ l
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。 n3 c" _- A; `
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