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2 O/ q. d& k* @- |: G1 Z) _% } 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
4 L% c% P* v- F 做会议记录，写着写着笔没水了； ; ~$ W! u/ U9 r: q/ w: }7 C; |
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
p/ U/ B, j( C$ C/ N3 Q 用胶水时，找不到刷子； " X& o0 D- y e$ i
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； # E `4 N G0 L; l
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ; m9 q" T! A9 T6 f
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
% ^0 o- k4 R! k1 Y8 D 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
8 H# A- V' i/ G0 M 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
# `# z1 B2 Y( i& e* _6 G. n 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
) C1 w1 f- n) H2 @( C5 ?+ F 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 / G, o0 h: `3 h, x$ T( ]$ I
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 * Q$ p/ m' O& b. a$ X, U Q5 R
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6 b& Y, Z* g- \6 p1 b' e g 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
4 I8 L" `. l( q* ~5 _3 J' l 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
y+ t, @) j0 m2 W3 x8 }3 g# v 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 / n1 D4 x! r1 @4 W4 |
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
( p5 G! e5 |$ J5 E5 h K. q 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
! N0 m" q ~9 J3 E: v 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 9 n4 U, w& P8 H/ s6 Y7 {% I
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
$ m1 H$ x" Q" Q. u. }2 q 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
9 p3 J. k4 @+ \& O 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
/ e$ }$ V7 ^4 A. o! [) D+ e 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
: f0 s' G. G, c3 F) E: g 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 6 I b. `+ C6 O6 ^1 o4 m# G7 |" c
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9 X4 i! M% G+ Y9 l' H1 W- @( G5 e3 |, w 9、与本职工作有关的表格。 / T/ P. L3 S0 h- ?& ~+ |4 `' K
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。5 r2 U9 B# P) o2 I5 E* r" u
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