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! D. V {0 i4 R U5 f4 W 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：1 G0 T% B, [" X4 G
做会议记录，写着写着笔没水了；
: Y2 w, T" O) h; c( F* | t 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； % _8 v* p1 _7 T* e% ~4 k
用胶水时，找不到刷子；
+ p! n6 A) A) }) Y 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 7 l/ f7 t+ g& \3 I1 ^
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 % \' Q7 m. h! n/ y# k5 u
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 , {2 L& r# z1 g. ^" v4 i7 }
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
* {& |1 y0 C6 Y0 u' n( B: |) S, v$ G 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
! Y9 z2 `) T. Z) ^! r 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 1 ~5 f3 r4 c( o ^# }
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
. ?1 Y5 a0 Y' B! a* w8 s2 \9 X4 G }3 A 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 # d" X$ y# \0 J" e) `
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
+ A$ n# T3 z- }- ^* o! Y: Y 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ' m+ @+ I# [$ v9 }' [
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
* A3 f# l' E" n0 o' k# E 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) z) z( L4 A+ D( N1 B2 n. j* U, q$ Q
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 # b9 {$ K( T% \6 N4 M1 E y: b
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ( @# s% a. o2 D/ s
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 |1 b) G, @' c3 Q2 ]0 S7 U
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 5 N4 {- k9 H( j9 Q& D8 X
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
8 X& \; M- Y- X+ E 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
, n2 r6 U' ~. q 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
$ v/ Z' f& [, M# e& S( E' C 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 # X) H# x+ Q+ h
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 . [% O7 F# X5 A6 m
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 u. b/ m7 W6 J- _5 d
9、与本职工作有关的表格。
3 v! i, T5 O8 a9 _4 _4 C9 c6 X 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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