 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
. B, g( G3 m- K, ~ 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
7 W4 d, i- e* D3 P1 D' d一、分步安排，按序进行 ; P4 c+ E" \ X0 t9 t w
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 ( K5 J0 n. e5 Q' F. j
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
+ [9 y! e) \7 Z/ u6 N; c7 R三、考虑周全，有备无患 ~1 \) E" x* }8 }7 U
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
: s( e# D$ |3 \+ a0 [5 P; {& m 口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析
* K- a% q. X& q9 e ㈠听众
9 r% _6 z, w2 ^' Y; t' s2 x" E ⒈人数？
+ [! z/ `: d2 i' l ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ # `; c9 p4 u7 Q& b, _4 j3 U
㈡目的与种类
+ z* ^8 t3 t5 s; {! Y4 \ ⒈通报情况？ 9 O6 \: P: A. p
⒉形成决定？ ) I9 o+ k6 h' r) A7 }# N) `
⒊审查重要细节？
+ R& @1 i% S- d6 ~" G e" Y ⒋协调统一行动？ ( {; E& I& G# F
㈢主题
" q* `. S) ?7 j; O2 O2 e ⒈具体题目是什么？
) z7 E# z& \) O: i" O ⒉涉及多大范围？ - P2 p- ?% C1 a/ n$ ]
⒊拟用多长时间？ ( X3 c' j& w5 `' ?) T! w$ x
㈣设备
5 F6 m2 ? [* e* A5 x ⒈汇报在何处举行？
6 b( s- [9 a6 I# } ⒉需要作什么安排？ + u; s+ s1 F5 c4 v: J& Q
⒊视听辅助器材有哪些？ , l) O% N" v) i/ m9 W' X
⒋有何不足之处？
7 K7 \ U! v5 r# @: y" S ⒌需要采取什么措施克服不足之处？ 9 h* y0 H5 T/ M, }1 ]
二、写出初稿 , K3 R$ \) ~0 q% a' @/ k" b
㈠搜集材料
6 b- `) E9 V$ L9 M( l* t ⒈认真研究。 ( x/ E" w4 W& J* F- D
⒉熟悉主题。 3 Z- ~9 m- N8 V, p+ F" E U
⒊搜集权威性意见和事实。
9 D# v; {0 Z7 ]7 W0 N ㈡草拟初稿 | 
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