自税务公文处理系统(ODPS)运行以来,基层通过该系统收发的文件占到了95%以上,所处理的文件中又以上级机关的来文为主,公文处理工作的质量和效率较之以往手工运作得到大大提高。但在基层现行公文处理中,由于系统设置问题以及人为因素造成的“失误”在一定程度上影响了公文处理的运行质量。存在的问题主要表现在以下方面:$ O( N; T1 M- X1 b' e! b8 ?
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一、文秘人员操作不熟练,文件处理流程不规范。一些基层人员对公文处理系统掌握不全面,操作不熟练,甚至一些科所的内勤人员以前基本上没学过公文,对公文的掌握不够,影响了办文质量。在文件处理流程中,流程乱、随意性较大,表现在一些单位收文传递由主要领导直接签批给相关部门;或未经办公室主任拟办,直接由承办部门签拟办意见报局领导批示等现象。! G& w% W, Y% U/ d; d1 w/ ]. Q6 w' P
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二、公文下发渠道较混乱。主要表现在通过公文处理系统传递文件的习惯没有养成。一些单位对系统内收文既有通过公文处理系统处理,又有通过纸质文件传递签收和签处,甚至一些单位应该从公文系统下发的正式文件,只是在局域网发布一下了事,文件传递比较随意;再者是一些拟发人对拟发文件严肃性认识不够,不需从公文系统中“走”的简单的通知、通报、成立小组以及层层转发的文件,也要非经过公文系统拟发不可,造成系统内“垃圾文件”过多,过滥。这些问题已严重地影响到系统公文的整体质量。
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2 L8 V7 E, {% }3 \. g5 e2 b 三、公文处理中的发文不规范。由于一些人员计算机操作水平有限,加上文字编辑功底薄弱,平时拟发的文件又少,因而对电子公文的操作“望而生畏”。能够完整、准确的拟发文件,很多基层人员感到困难,“失误”很多,主要表现在“通知”“请示”文种相混淆;既使用通报又使用通知的文种重叠情况;引用公文及附件标注不规范;排版不准确;部分单位发文字号不规范,未按规定区分国税发、国税函和国税办等等方面。
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四、公文处理的办结渠道不畅。目前县(区)级税务机关电脑的普及率还不是很高,一些文秘、内勤人员同其他同志合用电脑,阅览文件受限制,影响着办文的时效;再加上基层一些年龄大、电脑基础差的同志使用电脑较困难,他们阅读文件相对比较困难,分送给他们的文件只能长期滞留在他们的个人信箱内,文件不能及时办结,时常出现超办理时限的现象。* ~$ K. k- d7 ~+ O1 L9 W8 L
0 E: W0 E0 C* E 五、公文处理的纸质归档不及时。存在纸质归档的公文未按档案管理要求分类归档,未建立索引目录,卷内目录设置不规范,项目不齐全等问题。根据现行税务档案规定,凡通过系统公文处理的文件,还要同时进行纸质审批,纸质登记,纸质归档。对这种双重工作,具体负责公文处理的文秘人员往往想不通,视为不必要的重复劳动,因此工作常常消极、滞后。( I& Y, Q7 h" A
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六、文秘人员更换频繁,责任意识不强。由于干文件处理工作在基层常被认为是一项没有面子的事情,领导无所谓、同事瞧不起,没人愿意干,干了也不长,推着走,蒙着干。经常是处于频繁换人状态,长期以来造成基层对公文处理工作的重要性认识不够,没有充分认识到公文质量代表国税机关形象,代表办公室工作人员水平,从而缺乏责任心。
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4 n) j/ q. X3 g# N; S% h 七、公文处理程序更新慢,软件运行滞后。目前使用的ODPS是较早使用的公文处理软件,软件中公文格式与2004年总局印发的《税务机关公文处理实施办法》和2005年省局印发的《机关公文处理实施办法》的规定有所冲突,主要体现在文件格式、文件使用纸张方面。软件升级不到位,办公室技术力量难以及时更新。
0 h: ]: K5 {" _1 j ~ 八、文档管理不统一,档案设施不规范。由于对文档管理工作意识不强,多年来,税务系统各基层单位的档案管理参差不齐,且绝大部分县(区)局档案室设施老化,已远远满足不了档案的存放标准,这也是归档不及时的主要原因。( z! _7 t- H- K6 E: z9 j. Q
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针对上述存在的问题,笔者提出以下几点建议:
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一、提高认识,领导重视。公文处理工作看似细小、平凡,甚至单调、繁琐,但却是上情下达、下情上达的重要枢纽,缺一不可,十分重要。基层单位领导要充分认识到基层文秘工作的辛苦,给予充分的理解和肯定,让干此项工作的干部能稳住心、踏实干。。
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6 E: W9 \- e$ K& }% \( [* X 五、重视强化公文归档保存工作。配备专职人员从事文件收发及档案管理,确保岗位相对稳定。加强收发文的登记、整理、归档和管理,确保各类纸质文件的完整、规范、安全。确保电子文档定期备份,明确备份的方式、时限,如采取刻录光盘或双硬盘备份的形式进行保存,做到公文处理系统运转的万无一失。
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, T4 z1 I* L; m$ }((作者单位:山西省怀仁县国税局胡金荣 聂启金)5 z# F2 v6 T9 T; \! x
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