办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

/ D0 \$ N- c; p9 I) |" [7 b1 W& L6 G加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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+ ~9 W# c- O# e) p) Q3 ^6 j二、加强办公室建设
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& o8 l1 m, i/ |三、办公室办会工作基本规范

4 P* M2 E( w8 ~+ T四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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, P/ W7 w5 e: v4 q. @% e4 p& ~- ^/ X（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

) C7 |3 ?2 V  b9 @职能定位：
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* d% s! y! _* {! B; e) H8 H行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

7 V& K. P4 t- E* O. c一、办公室人员岗位认知与基本职责

1 f; K* g$ w2 A1 m# F（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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6 v/ `6 p9 I9 r, K* x8 W按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

3 {7 E7 d8 v, h5 H三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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  e# V6 j7 w0 |& t1 f（四）办公室工作对人员的要求

% @, j: I2 X# k$ [. V2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

3 a/ _$ i! y- `- S一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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+ Y% ^) ]/ ~; P% K$ b% }0 a; w1、思想素养

6 a" A- _4 V2 t8 R! E+ ?1 ~! Y4 w热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

8 g' s; p, b, W8 P9 V政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

4 L: w# O6 L3 c1 [: P责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

1 Z; w9 C: u3 |' _) w( G; P$ C（四）办公室工作对人员的要求
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& e- t0 m( }! ]- j0 `3 _7 J0 y2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

; N: m4 ~, y. G/ f8 m1 q# F注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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4 I, d0 ~" a) h& c9 t0 m; V/ M! P* Z调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

7 g( B  j  O$ w# ^# l' _4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识

责任意识

. R" G9 d9 }, d创新意识

6 z0 S% y% @6 r) s  A, I) c奉献意识
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7 k  z, \, t' @) Z信息意识

程序意识
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8 n# j# C& Y) c! y7 c学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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8 y) `" r: Q* V5 e! Z" q2 E领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

* h6 [* C+ s6 Q! ~+ ]/ t& S0 h他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

: y& `; p! P9 K: [3 W& {" T( q( c2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

1 |6 N! T% w3 S- m) m( D2 g/ r- a3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

& G  k. d6 P0 X# J, C1 O6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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" g! ^- h" o9 g1 G) u# d能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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/ C! `2 _5 L4 b: R* g能否制订新的工作制度或工作程序?

8 }9 _) }8 J2 A他的工作有条理吗?
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' u! }. M; }8 |! u. D3 E; K5 P+ a, _7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

) `$ \( i/ m( H2 x, U10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

, ~- p( B! ]' A8 g领导测评办公室人员的20道题目
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7 M2 k. s6 O3 q( n7 i, ?13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

9 K8 d2 L8 o' d+ Y9 d而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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  A: `( I5 }- Z: B14．他是否有个人学习计划?
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/ N. h, p/ K; i  l5 ^# [' [是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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( n# b4 \6 P" q; G& g能否准确地传达你的指示?

0 q) H  l; G0 Q4 [1 d7 B$ B$ y能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
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0 m0 O2 V' L+ v6 L; w9 E领导测评办公室人员的20道题目

3 s! I/ O5 ?3 Z) i17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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* e& @/ k$ }# _/ |& ^# v. U19．在调研工作中他是否称职?
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" C0 B2 [* z& K: I4 t" U0 o- [( Z( C能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
0 H5 l5 G% ?% E- e% g3 U! r( W; l
' I; B. j$ ~4 L6 ?20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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二、加强办公室建设

  V  m& v6 m& T3 o（一）办公室建设方向

$ d. @( g  p2 y/ V) i1、不断优化硬件和工作环境
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/ M2 J3 v. |0 ?8 ^. C2、积极推进建章立制工作

* @2 [% d1 v) [! S: x1 W1 k3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

6 f6 O0 S3 i' ?" m4 E* f, x4 j% d$ s: T（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
' e; S- _# Y* _! p; F; k9 ^! J
) W! @  A* z8 X: E良好的电话形象
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良好的文字形象
5 m  V, H, Z" `: M, i2 `& }! r
3 S, k/ U+ O/ H; b* E良好的语言形象

7 m% C% d' M3 G# F: K# T( A二、加强办公室建设
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2 t+ e8 i) F( N+ ~' ~（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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4 |* I' P0 C  H9 |6 n1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

1 h8 T% c/ j/ U) H' Z& s) L$ S2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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3 ?8 d& h& v7 l* K& c9 H4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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2 j# ^* r: q5 ^3 \6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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5 \0 S& d) J' E; |4 w7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。
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; ?" D3 Q* I/ R! j三、办公室办会工作基本规范
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  n! b$ V. y: \5 {) L（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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' l3 n. L  H6 U, u9 y6 u/ }) V1、设立会议承办部门和服务机构

  u( |% {, B3 D9 b3 x+ N2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

, N/ }& H( E1 @7 C: k. n; {（2）拟订会议议题

7 R5 s  ]: C0 P8 q3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

$ k! H8 Q7 S4 u) h" {7 z（一）会议服务的基本内容

+ k5 g7 ?2 x8 i' Y/ \会前准备工作

2 O) T; `+ B# {( n8 \4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

7 N8 W( i- ~$ Q% A7 s. N6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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) d0 \' p) Y! ^1 ^- H7、会场的布置工作

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9 W0 o: @4 C( U5 n5 Q5 s主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~