职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题 / {1 ~5 \9 W" Z+ Q+ K
4 G& z* P/ q3 |& Y$ ? 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 ! h, W$ k) A+ N
7 b8 h% g+ \5 J5 k# r. q
一、秘书的职能
1 ]9 j# ~$ Y3 u( q" @, H0 k1 M 1.辅助决策
: f$ t: ]' v+ y, }3 s; H
- ~- i, a4 |6 F# o8 K3 n+ b6 | (1)、辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。 + @/ I2 c$ c; W1 _
9 L! D, n- Z6 b o& Y; z+ v" P (2)、辅助决策的特征:体现在以下几个方面: + E' g# M9 |; i$ B2 U
W4 G0 W$ x5 ?- |/ T% K7 G( X& [ 辅助内容的综合性
0 {2 N6 [( L6 a1 X: v7 |9 \
/ K7 N& G- ~7 ^$ }3 |6 Z 辅助时间的经常性
* G2 ]1 g9 s, a0 p6 |$ s5 c) i6 ~$ F
辅助环节的全过程性 , \! o2 m/ h7 J3 Y; D- W# ~
5 O0 e# b% Y; Q5 Y+ R
(3)、辅助决策的原则
0 ^6 O) N9 X0 R& Y' k
, l+ D! A5 v9 ]5 p% } 超前原则
4 Z( v; Z8 {/ u% Z
4 a& j+ g( |' d( O4 R- j/ Q; k 定位原则
$ d: A- s8 k0 s7 h4 H* p7 H8 w7 [& G2 A) I$ j2 b8 x
信息原则 , t# f- {! a, n' |" x
/ X) D8 ?* ], Z$ r0 N, K
谏诤原则
, d" D$ X2 c O1 |, {& K6 k, m
: f- U) F/ N. ]6 C4 v7 @ D (4)、辅助决策的过程
2 M/ K Y# u4 k) L# M) w& U
" ?, ^% [. u9 Q! k: A( i 协助领导确定目标 1 {2 k/ r/ p6 [/ X2 u% L- b
" U6 q2 ~1 S1 N7 n2 @+ R+ a' B 协助领导设计方案 + B6 x* D) A0 `1 o0 V
% ^/ F$ j0 w& u 协助领导评优选优 " I2 F. h+ y Q% ]; a6 ^0 O/ Q
, \" [! X4 p( h6 u& [: d 协助领导实施反馈 9 ~8 B) E( n; t) V2 \
' F' j* T+ A! U& b
2、协调关系
3 W5 L# Z, T5 X1 c0 E7 U" Q+ c
( w) U {" I3 w5 v+ V; h4 L" e1 U (1)、协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
- Y9 O! \& i( M( l( X. T6 [ z
7 [( @' Y# d: B (2)、协调关系的特征
' b' T: b* }" H' I
) b2 a& e! E- L! L6 C 从属性 , p, M2 ~8 }( u) i0 M2 l% G
1 ^( K* {5 W% e; I% u. g 广泛性
' O U; h$ v$ R" |- h' u: z& N0 P6 Z) O8 W' H d
间接性 : M% ~+ Q( F M7 j$ a2 q" [
6 z I4 f4 z3 a8 g/ u% s
(3)、协调关系的原则
" ]) E7 h) y e6 X7 F2 ~8 Z2 k# u! y$ q+ y" s. c; ~6 M6 k8 [
政策指导 / T1 z; g7 k6 g+ a z* w$ h
) j( ]* d, ~7 @
客观公正
# o+ }1 W% a( o" q/ {
. X6 O5 Y! U: }5 J, v t 平等协商
+ v5 @+ q# `3 x. z A. F. D6 q- r1 ~+ }
注重整体 ( s. \4 y6 x2 ~& P% a5 G+ d
1 T* K6 h4 \) I8 v/ C 灵活适度
. s, q5 \: q( W$ d
; T4 {1 e* k/ c Z5 Y (4)、协调关系的过程 0 q! b. q: E8 w W+ ]5 H1 ?
# a o; A8 z6 f3 z 摸清情况 5 k0 |! L- Y+ ]* P2 v: y
! ?, D! {$ p1 d& c. @' O2 ? 找出症结
6 H v- A: n/ C! E
. D5 C) w( n: x; d a, Y, Y 恰当协调
( n; S, K8 M ~8 X3 Q8 L& A6 Q2 L. I* a' _# x; t
督促落实 & r) M" @ Q$ Y2 ]3 F. B6 b/ H
5 A9 T4 T" ~8 A* i. p' Y- {) s& A
检查反馈
5 c t* ?" @' g u0 E* ^' ^: y4 ~% v* h" u# K( c) R. ]
3、处理信息
3 z! ~) G! V" k6 T- {2 A# F9 f( Y! G$ T" x
(1)、处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
, K2 k) T4 M# T, P2 z
+ w) B3 i, Q6 \: [0 D/ G. w) ` (2)、处理信息的原则
8 E1 L" Q: ?$ U0 e
0 n# `. ~6 t/ r2 ` 及时性原则
, R# q* T# v; R3 P) M$ P/ y. D0 N& t a9 H7 M* T; }% T" r- x
保真性原则
1 P- B- G& J% b& V( t- W9 a4 n; p% |% O4 S/ \
适用性原则
% ^3 b4 ~6 \- n/ V: V3 O7 @) y2 L h
预测性原则
, W9 q! g4 p3 ?) X4 R
$ |4 T8 n* A+ X; A (3)、处理信息的内容 ~' g( q3 `# @3 y
# s* j5 P+ {& O6 P; R 历史信息 3 Z" H8 M: E5 G) K2 d$ ?; \
0 S% q8 f5 V$ v4 S: d% K( ? 上级信息 5 b; U8 w2 C, b- `* n) R8 |
8 J! h+ ~4 O7 ?$ @8 y9 Q 内部信息
/ q$ {0 o' B* T
; l( d3 J) P) F- N/ y9 L 公众信息
0 w) M/ Y, Y/ g2 [5 o
+ k8 U8 R- k9 [- g 社会信息 ) v* }+ c6 A; p2 E
1 _/ }" j/ I& v' l P' s
(4)、处理信息的过程
: f, s6 D' d/ E5 _ U, ~( J6 ?/ r/ \
信息的收集
0 \. d5 J& p' R) W0 ^& T7 c& j* Q( V( ^) o! L# f
信息的加工 8 b9 X1 L( y9 h6 D. c
( c& h' A- [/ k2 n
信息的传递 % E7 Y; ~2 o5 F
w9 Z4 `" P5 i
信息的反馈 ) g2 h. [9 k) u9 i' y
2 g6 V2 R4 [* ~: E7 ?0 H9 [+ x* U0 F 信息的储存 0 ~3 ^ q b8 q
4 D- A/ m4 ?* B6 Q; }0 G( B# K' k, x0 _
4、办理事务 3 V: w$ L/ j$ J* H! O$ P; A
0 j9 [9 U( i* ~# x4 }! o+ u' v/ |: ?+ E
(1)、办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 9 Y: u# u1 Z) _) I, |( ^7 P0 n9 ?
8 f, K& @4 l; G F0 n5 O5 F
(2)、办理事务的特征 + w) d$ }% ?: Y* J4 R3 D
O$ ?7 q l4 U9 | 综合性 3 ~% t2 d& @- A
: O$ Y/ c4 u. H3 m$ B- | 服务性 ; S2 J7 ]* M/ N0 _6 Q+ ^- n; E
3 o f: Y. Y" {1 C* W6 z 繁琐性
: u+ T" t, P9 P: Z( u6 Q- r3 ?# j! w% T/ L. H# E6 n
突击性 & A1 c4 C. D2 b/ r j" L
' D x6 s3 v7 H+ `* [1 b5 M/ b (3)、办理事务的原则
+ b) C* F: }$ y6 \7 O/ m
3 p& \8 c1 M" O+ V 被动中求主动
! {& E g* V$ ]) ?2 s5 M
) U4 Q7 i5 L+ a! Q4 F2 Q 原则中求灵活
( L, y5 I4 d) r; I7 b" {
^- E* K& ?& s' b# j 繁杂中求规范 5 k. x Q1 _' W1 F* T( u
/ D" D; z! W) Y% P! }+ { (4)、办理事务的程序 % V7 ^7 L; ~& z3 j' r( J# ?* ?% M
( m; R: z4 f: M1 y 自然程序
, K" n: A* x& {; H, P# z% g) D0 R* S4 N y# N
理论程序
) c4 `3 `8 b* }% N% y! }4 k& D: |$ L! C! D
指令程序
' M5 i' b1 s8 L# [% `
4 {8 x: p8 ^6 ?9 q; N0 O; Q, ^ 法定程序 $ q' B4 v4 P7 t
7 g5 k3 B/ \& \. w1 n4 W
技术程序 % ~) u# \7 U4 N' W: x6 i4 u
2 H% t4 y4 @( T' W2 K 习惯程序
, P/ W3 S# e3 R9 C2 R- g2 K/ @1 Y7 Q% m3 N( U
二、秘书的职责
1 V: r3 _. d5 | 大致也有以下11个方面: ; T' A; H4 z! e$ S v
6 w; I3 `: L; O. J* a0 v! Y l 日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)
% ?* K! W/ ]0 G; u+ R- @; X
3 p+ c' r0 @0 S4 ] 接待事务(来访接待、安排服务等)
3 }1 ?; B% R8 n2 A: b- t8 Y5 g }8 D! ^2 {0 M R! L
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
7 Q1 g8 Q8 q( p0 w _
) g$ C, r" }$ f& [- h) m 行政事务
+ d" T( P8 ]& M9 N
2 p Y- M+ h- x0 E3 k2 ^" f. Y, t 信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等) D+ F; K% H/ a! U5 t
5 K2 ^- O: d8 v( T: A4 }9 W
调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择) # e* g9 \( s7 X [% A+ D& H
5 @" }6 g3 j% e3 q9 P# _# k
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
, V0 b9 x7 k+ z9 y
- M; ?( I/ d, a$ @; {9 ^+ S 写作事务(各种文体的写作)
1 d3 S8 g1 C% r0 ^# j$ k
9 d Z7 {2 Z4 D# u+ f 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
& @! K8 h: l& x: D
5 S( ?% H$ e( F 督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
( u, Q2 }* J; ]7 w" F$ }6 o
% c) t& n9 r4 |6 u6 L7 A 其他领导临时交办的任务 |