在办公厅室工作,既便不是专职会务工作人员,也难免会参与一些会务准备工作,如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来,这些工作都不复杂,没有多少“技术含量”,只需认真一些,谨慎一点,按照程序一步一步做就能完成好。其中,最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。
) d% O$ H( c" Z2 M- ~
. d) v& a) k" V O( F' i% D% s% Y5 p3 i 会务工作中,涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。8 R, k$ d7 {6 M5 c
. {( H. r' t6 i* M9 B) d C7 Z& o! ]
一、主席台桌签的摆放6 M. L# T" X1 j* I9 n8 k2 W0 U
( q5 S# m, x3 w' b; m6 S+ {+ Z
会议主席台必须摆放桌签,以便于领导一目了然,对号入座,也避免领导在主席台上的互相谦让,既利于维护会场秩序,又增强了会议的严肃性。" m) U' p. M; E) a1 Y$ u, Y* w b
/ e, X" s6 s" a) k) C" D
会议主席台,一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上,均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排,中间高于两侧,左侧高于右侧。此处须要注意的是,左右之分,要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。
2 q0 e* i" @8 v4 `; ~- {3 T
( E! @ y- d; J( j9 D 当参会领导为单数时,主要领导居中(即主席台的中线位置),2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,以下如此类推。
% g/ ~* m' ~0 Q6 n; ?+ u' n' G% d9 M, ~. A. Y: K% m
当参会领导为偶数时,1、2号领导同时居中(分别放在主席台中线的右边和左边),2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,以下如何类推。(示意图如下)
9 ~! [" }+ i6 f5 i: ^
" l9 s& B M5 K2 V- U w6 j, S* |1 J
$ R7 E9 A4 _& _6 y" k
* K# f5 y! D4 J5 W, [5 O 会议发言者发言时若不宜就座于原处,应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方,并摆上桌签。
: m7 W, H$ [, P8 X. m4 h" }& _* T* ?, O- j' \
圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感,所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时,应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力,也最具有权力感,在这个位置摆上1号领导的桌签,其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。+ b; b5 a6 v1 S+ i# f. _
; [, _% N( q6 }- d9 Z% ?3 _" R4 s
二、正式宴请时的桌签摆放. L5 p# a' B$ f+ Z0 E
]! Z) C F! { {( d 宴会前,总能看到一些人谦来让去的,不为别的,只因没有桌签,无法确定座位,既不想“越位”,当然也不想不“到位”,只能在推让中达成一致。
6 h+ t( Y* \3 I, F! q' |6 |' j, c3 O$ W; i7 L. ]8 E
正式宴请时,一般都事先摆放桌签,以便参加宴会者入席时井然有序,同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座,离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊,上座的右边是第二号位,左边是第三号位,依次类推。主陪坐主座,副主陪坐主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的,如果场景特殊,应视情况灵活确定。
) [0 o+ I: h7 H* _- n& z! {0 n4 W' O( d* h
三、集体合影时的名签摆放
( [- c! M9 g7 C( ]8 u3 f
! O9 L/ t1 V$ V( ~4 ^ U |