常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)! `: ~. K, ?4 O, y
第四节 表格文件的设计与填制
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一、表格的分类# ]/ ?3 O) b" K) O8 P3 B7 t7 c9 n
& b E7 X6 {/ } 文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。
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0 c3 x; Z# H: V* b( O0 \7 v 根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。$ Z8 K# d% V8 T# G: D4 j
, F0 w# N( J" E# t 二、表格文件的结构格式
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表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。$ Q5 Q' c& a3 i$ z$ g7 s5 {6 p
, p. w3 e, i7 m3 F2 g1 G: f) P$ ~ 三、表格设计
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表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。
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E; z: A$ g; _* c& Y 表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。
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/ @8 y- @: a1 G: k4 H$ V& L 四、表格的填制方法
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |