一段：发通知
/ D2 B6 ]- A4 s+ w3 X: M用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议* K1 T* T3 m8 ` O- A( R, e4 _6 N
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二段：抓落实* c3 t- T4 Q( f" w" }2 u
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到! K) Q1 \+ v/ W7 Z9 |
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三段：重检查; m' z/ f3 }6 q; {& A
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备- h! g2 a/ S S! S
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备
: V7 T$ L/ h$ h/ [6 I发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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S% j7 b, K9 q# N" p0 h! H六段：做记录1 L8 E' V- g1 u7 R
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）6 v1 A. c% M0 Z7 P5 }6 A* B Y; _- Y
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七段：发记录3 ]( c! N" r' }
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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1 e$ N: C8 ^7 S( C1 K3 j八段：定责任$ J { w/ D) C1 e
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理% r, E0 [. ~/ i- h$ l F+ z6 ~
/ a. m8 h- x5 [- ~九段：做流程' s3 }2 h& ?1 S8 \
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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