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mso-font-kerning:0pt">2012 * J' e7 N+ M( R/ H. R# }' U
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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* J3 m5 y4 o0 Sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容5 \: n* ?, c1 y% kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 X% ^. m/ F& G$ m! S+ N
% T A+ a; O( [( @7 a* X4 [
; N* ?, z) }- A7 S- M4 i- tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。' `$ R8 P" i, E7 ? W: `
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
/ z7 W8 @- G" I, R- k4 W% Q- L7 b) M! z: B* W3 K
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mso-font-kerning:0pt">1. ( [" b" s8 l7 i' |) `) J宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 , z. S* ~" z6 u& B
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mso-font-kerning:0pt">2. - V- n& }2 f1 L1 \* r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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% k0 u H [! f1 y# s* U& A2 ]9 i8 }. Z" [& emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。- D* V7 \. p8 v7 }color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. ' j `+ R7 c4 D( a% H. ^2 o ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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6 L. X7 u2 w# t4 {mso-font-kerning:0pt">2. ; S: X S# ^9 z: A( z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 & a5 E, N8 Q2 |, k
( F- @4 ~! Q6 E; i- K# T- q" d T' J0 Q6 Amso-font-kerning:0pt">3. 4 p8 }# c2 b* y" e' x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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6 t5 J/ Q7 x9 P& `+ R' n# u: u4 p7 m) ?+ b$ L8 m/ |! O( z$ j. U2 m
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;! K( A+ h0 k8 h0 H! X
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。% E. }: K8 z" Amso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 7 w% W, U/ i/ m, n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 8 h. U; v; Q7 O+ w% y+ p; T
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mso-font-kerning:0pt">2. 0 @) c# [, B( `1 v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 2 s' q' [# `" U6 Q2 ^ x9 V1 n: B# H
2 U; h9 e2 }2 s0 d- @0 W* F' X; ]" T, e; E# {mso-font-kerning:0pt">3. $ I- u0 \7 j2 C* v, a- @# G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。, F& R/ b, O; x0 G3 T: I5 kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 k9 _! @, C* `
0 K7 X( j9 r4 |4 k# W g$ y* D* C) v8 L# M7 P$ Cmso-font-kerning:0pt">1. . g1 V" W8 v$ \5 S/ ~. ^9 ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ! C/ W7 R3 ?3 P* ^7 ~4 C* q
) ]) y P _4 n O4 `: f: ^& W0 B0 a3 k& L7 V1 C$ X& h, cmso-font-kerning:0pt">2. * x0 R5 s) ~1 X" L; e; v4 S8 P1 }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 % `& {; g" A* f+ \0 k, p) ]3 `
Y, j5 {" {7 i$ L* @( D9 z: _* j# @( J; hmso-font-kerning:0pt">3. & y/ K5 N$ M+ c8 i/ Q! I9 W4 ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 2 ], q( Y" ~8 x' x& p$ [# k2 I6 B
1 k/ r# h' ^4 A: l0 `5 m* ~% u {: e1 n6 {
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。, ] s1 ]% S( A; i5 @color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> g+ F1 W: C# d& S7 I
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 e' C4 m2 m) |. L3 E
?3 r! m; _( y6 b" b1 t' l ]; w$ @$ ^font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考% ^ ~+ U6 e0 l* y6 h, {) D$ Ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) K* B4 K( e K' o$ N
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
0 h* [2 S) u. r0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 . P; }+ G$ }% _
! T4 m3 }) _* a3 x$ [' u- x( N) x2 q9 jcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
! `* B/ X3 ]0 j9 G' A7 d3 v2 V2 {AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 + A2 V$ f# u3 C5 s: [* }color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:& {# t& q; x/ k. P+ M1 o& ?2 b
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